La gestión laboral en las empresas implica tener en cuenta una serie de obligaciones legales que deben cumplirse de manera rigurosa para mejorar el clima laboral, garantizar la sostenibilidad del negocio y evitar posibles sanciones. A pocos días de finalizar el año, el equipo Laboral de Bové Montero resume las principales obligaciones que se han aprobado en los últimos años así como los posibles cambios o ajustes esperados para 2025 en España.
OBLIGACIONES LABORALES VIGENTES
- Plan de prevención de riesgos laborales: Toda empresa debe contar con un Plan de Prevención de Riesgos Laborales diseñado para proteger la seguridad y salud de los trabajadores en todos los aspectos relacionados con el trabajo.
El plan debe incluir:
- Evaluación de riesgos
- Planificación preventiva
- Información y Formación
- Medidas de emergencia
- Vigilancia de la salud
- Consulta y participación
La empresa deberá organizar los recursos necesarios para llevar a cabo la actividad preventiva a través de:
- Servicio de Prevención Propio: Organización interna de la empresa dedicada exclusivamente a las tareas de prevención de riesgos laborales.
- Servicio de Prevención Ajeno: Entidades externas especializadas en prevención de riesgos laborales contratadas por la empresa.
- Trabajadores Designados: Empleados de la empresa con formación y capacidad para asumir las funciones de prevención.
- Asunción Personal del Empresario: En empresas de menos de 10 trabajadores, el propio empresario puede asumir las funciones preventivas si tiene la capacitación adecuada.
- Registro de jornada: El registro de jornada laboral es una obligación legal para todas las empresas desde 2019, con el objetivo de garantizar el control de las horas efectivamente trabajadas por cada empleado, evitar abusos laborales y asegurar que se respeten los derechos de los trabajadores.
Las empresas deben llevar un registro diario de la jornada laboral de todos sus empleados, independientemente de su tipo de contrato o categoría laboral.
Dicho registro debe incluir:
- La hora de inicio y la hora de finalización de la jornada laboral.
- Las horas extraordinarias trabajadas, si las hubiera.
El registro debe mantenerse disponible durante 4 años, ya que puede ser requerido por la Inspección de Trabajo en cualquier momento.
Debe ser accesible tanto para los trabajadores como para los representantes legales de los trabajadores.
En entornos remotos, el registro sigue siendo obligatorio. Las empresas deben implementar herramientas digitales que permitan registrar las horas trabajadas.
- Registro retributivo: Todas las empresas deben elaborar y mantener un registro retributivo para toda la plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos. Está diseñado para garantizar la transparencia salarial y prevenir cualquier tipo de discriminación retributiva por razón de género.
Dicho registro debe incluir valores medios y mediana de los salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales. Los datos deben estar desagregados por sexo y distribuidos según:
- Grupo profesional
- Categoría profesional
- Nivel o puesto de trabajo
Los trabajadores tienen derecho a acceder al contenido del registro salarial a través de sus representantes legales. Si no hay representación legal, la empresa solo debe facilitar las diferencias porcentuales en las retribuciones promediadas entre hombres y mujeres, desglosadas por clasificación profesional y tipo de retribución.
El registro retributivo debe abarcar, por defecto, el año natural.
La empresa debe consultar a los representantes legales de los trabajadores con al menos 10 días de antelación, antes de la elaboración del registro y antes de cualquier modificación relevante del mismo.
Las empresas con 50 o más trabajadores que realicen auditorías retributivas deben cumplir con las siguientes especificidades:
- Reflejar las medias aritméticas y medianas de los trabajos de igual valor en la empresa, incluso si pertenecen a diferentes apartados de clasificación profesional.
- Justificar las diferencias salariales cuando los valores medios o mediana de las retribuciones totales de un sexo superen a las del otro por al menos un 25%. Esta justificación debe basarse en criterios objetivos y no discriminatorios.
- Plan de igualdad: conjunto organizado de acciones que la empresa implementa tras realizar un análisis detallado de su situación interna. Estas medidas están diseñadas para garantizar que mujeres y hombres tengan las mismas oportunidades y sean tratados de manera justa en todos los aspectos laborales. El objetivo principal es eliminar cualquier forma de discriminación basada en el género y fomentar un entorno de trabajo equitativo e inclusivo.
El diagnóstico inicial debe considerar las particularidades de la empresa, como su tamaño, sector, distribución geográfica y composición de la plantilla, para que las medidas sean específicas y efectivas.
Materia mínima que debe incluir el plan:
- Proceso de selección y contratación
- Clasificación profesional
- Formación
- Promoción profesional
- Condiciones de trabajo, incluida la auditoría salarial entre mujeres y hombres
- Ejercicio corresponsable de los derechos de la vida personal, familiar y laboral
- Infrarrepresentación femenina
- Retribuciones
Prevención del acoso sexual y por razón de sexo: obligatorio llevar a cabo un protocolo contra el acoso sexual y por razón de sexo.
Están obligadas a elaborar e implementar un Plan de Igualdad las empresas con 50 o más trabajadores y las empresas con menos de 50 trabajadores cuando lo determine el convenio colectivo de aplicación o si la autoridad laboral lo exige tras una sanción o resolución.
Deben registrarse en el Registro de Planes de Igualdad del Ministerio de Trabajo y Economía Social. Sin este registro, el plan no tendrá validez legal.
La negociación y consulta con los representantes de los trabajadores es obligatoria en todas las fases del plan, desde el diagnóstico hasta su implementación y seguimiento.
- Protocolo de Acoso Laboral: herramienta que recoge medidas preventivas y de denuncia para evitar y erradicar situaciones de acoso o “mobbing” en la empresa, sea del tipo que sea (acoso moral, sexual, por razón de sexo; trato degradante, hostil o humillante; violencia física…).
Es una obligación para todas las empresas, independientemente del tamaño de su plantilla.
Debe incluir:
- Definición de conceptos
- Canales de denuncia
- Procedimientos de actuación
- Medidas preventivas
- Sanciones
Realización por parte de:
- Empresas + 50 trabajadores: el protocolo de acoso laboral es parte del proceso del Plan de Igualdad. Deberá ser realizado por una comisión de igualdad y ha de pasar por una revisión por parte del representante legal de los empleados junto al resto del Plan de igualdad.
- Empresas – 50 trabajadores: podrá hacerlo una persona sin necesidad de comisiones, y deberá ser revisado y negociado con la representación representación legal de los trabajadores.
Procedimiento:
- a) Designar la comisión o persona responsable para que lleve a cabo el protocolo:
- Empresas + 50 trabajadores: comisión instructora formada por 3 personas + 1 suplente
- Empresas – 50 trabajadores: 1 persona instructora + 1 suplente
- b) Redactar el protocolo
- Canal de denuncias + Protocolo de investigación
- Comunicación interna a los trabajadores
- Protección de datos de los trabajadores: Desde la recopilación hasta el uso y almacenamiento de la información, las empresas deben garantizar la privacidad y seguridad de los datos, cumpliendo con los principios legales y respetando los derechos de los trabajadores.
Las empresas están obligadas a informar a los trabajadores sobre:
- Qué datos personales se recopilan
- Para qué fines se utilizarán
- Quiénes tendrán acceso a esos datos (internos o terceros como gestorías)
- Durante cuánto tiempo se conservarán
Principios básicos del tratamiento de datos:
- Minimización: Solo recopilar datos estrictamente necesarios para los fines laborales
- Finalidad: Usar los datos exclusivamente para los propósitos específicos para los que fueron recogidos
- Confidencialidad y seguridad: Proteger los datos de accesos no autorizados
- Actualización: Mantener los datos precisos y actualizados.
Derechos de los trabajadores:
- Acceso: Saber qué datos se están tratando y con qué finalidad
- Rectificación: Corregir datos inexactos o desactualizados
- Supresión: Solicitar la eliminación de datos cuando ya no sean necesarios
- Oposición: Negarse a que sus datos se utilicen para ciertos fines
- Portabilidad: Obtener sus datos en un formato estructurado
La empresa puede supervisar el uso de herramientas laborales (correo electrónico, internet, dispositivos), pero:
- Debe informar previamente al trabajador
- Justificarlo en un interés legítimo
- Respetar la intimidad y proporcionalidad
- Derecho a la desconexión digital: La desconexión digitales el derecho de los trabajadores a no responder comunicaciones, correos electrónicos, mensajes u otras formas de contacto relacionadas con el trabajo fuera de su horario laboral, con el objetivo de respetar su tiempo de descanso, vacaciones y vida personal.
La política interna de desconexión digital debe incluir, al menos, los siguientes elementos:
- Horarios específicos de desconexión
- Medidas para garantizar que las comunicaciones electrónicas no interfieran con el tiempo de descanso
- Procedimientos para la gestión de situaciones de emergencia que puedan requerir la atención del trabajador fuera del horario laboral
- Medios para la resolución de conflictos relacionados con la desconexión digital
- Canal de denuncias (Whistleblowing): Destinada a garantizar un medio confidencial y seguro para que los trabajadores puedan informar sobre irregularidades, comportamientos ilícitos o incumplimientos normativos dentro de la empresa.
Todas las empresas con 50 o más trabajadores están obligadas a disponer de un canal de denuncias interno. También están obligadas las entidades públicas y privadas que operen en sectores específicos, como servicios financieros o lucha contra el blanqueo de capitales, independientemente del número de trabajadores.
Características del canal de denuncias:
- Confidencialidad: Garantizar la protección de la identidad del denunciante y de las personas implicadas.
- Accesibilidad: El canal debe ser accesible para todos los trabajadores y terceros relacionados con la organización (proveedores, clientes, etc.).
- Seguridad: Implementar medidas para prevenir accesos no autorizados y garantizar el almacenamiento seguro de la información.
- Plataforma multicanal: Puede ser digital, telefónico o presencial, pero debe asegurar el anonimato si el denunciante lo solicita.
Designación de un gestor del canal: La empresa debe designar a una persona o entidad independiente (interna o externa) responsable de gestionar las denuncias.
Protección frente a represalias:
- Prohibir cualquier acción que perjudique al denunciante como consecuencia de la denuncia realizada.
- Ofrecer medidas de apoyo, como asesoramiento legal y psicológico, si es necesario.
Registro y seguimiento:
- Llevar un registro seguro y confidencial de las denuncias recibidas.
- Establecer plazos para el seguimiento y resolución
NUEVAS MEDIDAS LABORALES A PARTIR DE 2025
- Conjunto de medidas planificadas para la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI:
Estarán obligadas a contar con estas medidas planificadas las empresas que cuenten con + 50 personas trabajadoras y se aplicarán también a las personas trabajadoras cedidas por empresas de trabajo temporal durante los períodos de prestación de servicios.
Con carácter general, las empresas tendrán que constituir la comisión negociadora como máximo a los tres meses de entrada en vigor del Real Decreto aprobado hoy. El plazo para la negociación con la Representación Legal de las personas trabajadoras será de seis meses si no cuenta con convenio colectivo.
Entre los contenidos mínimos, las medidas deberán contar con:
- Cláusulas de igualdad de trato y no discriminación con referencia expresa no solo a la orientación e identidad sexual sino también a la expresión de género o características sexuales.
- Acceso al empleo: formación, en especial, a las personas implicadas en los procesos de selección, estableciendo criterios claros para garantizar procesos adecuados.
- Clasificación y promoción profesionales: con criterios objetivos y con garantías de carrera profesional en igualdad de condiciones.
- Formación, sensibilización y lenguaje: los planes de formación incluirán módulos específicos sobre los derechos de las personas LGTBI en el ámbito laboral, con especial incidencia en la igualdad de trato y oportunidades y en la no discriminación. La formación irá dirigida a toda la plantilla.
- Entornos diversos e inclusivos: Se promoverá la heterogeneidad de la plantilla.
- Permisos y beneficios sociales: atenderán a la realidad de las familias diversas, cónyuges y parejas de hecho LGTBI, garantizando el acceso a los permisos, beneficios sociales y derechos sin discriminación alguna. Se garantizará a todas las personas trabajadoras el disfrute en condiciones de igualdad de los permisos que, en su caso, establezcan los convenios o acuerdos colectivos para la asistencia a consultas médicas o trámites legales, con especial atención a las personas trans.
- Se integrarán, en su caso, en el régimen disciplinario que se regule en los convenios colectivos, infracciones y sanciones por comportamientos que atenten contra la libertad sexual, la orientación e identidad sexual y la expresión de género de las personas trabajadoras.
- Transparencia salarial: Las empresas que publiquen ofertas de empleo para captar candidatos tendrán que informar de antemano cuál será el salario del puesto, independientemente del perfil del candidato. Los empleadores tendrán que poner a disposición de su personal los criterios que usan para determinar la retribución de los trabajadores, los niveles retributivos y la progresión retributiva.
España tiene que trasponer la directiva europea de igualdad retributiva que entró en vigor el pasado 6 de junio de 2023, y que debe incorporarse a nuestra legislación antes del 7 de junio de 2026.
- Cuota de solidaridad: A partir de enero de 2025, se introduce una cuota de solidaridad destinada a reforzar el sistema de pensiones. Esta medida afecta a los salarios que superan la base máxima de cotización.
Esta cuota se determinará en función del exceso de los rendimientos de trabajo por cuenta ajena sobre la base máxima de cotización que se establezca en los presupuestos generales de cada año:
- Un incremento del 0,92% en la cotización para aquellos ingresos que se sitúen entre la base máxima de cotización y un 10% por encima de dicha base.
- Un aumento del 1% en la cotización para los ingresos que van desde un 10% por encima de la base máxima hasta el 50%.
- Una subida del 1,17% en la cotización para los ingresos que excedan el 50% por encima de la base máxima de cotización.
Este porcentaje experimentará un incremento anual de 0,25 puntos, hasta llegar en el año 2045.
La cuota de solidaridad se distribuirá entre la empresa y la persona trabajadora en la misma proporción que las contingencias comunes.
Por ahora, las personas trabajadoras autónomas están exentas de pagar la cuota de solidaridad.
- Reducción de jornada: se espera que a partir de enero 2025, la jornada laboral máxima de 37,5 horas semanales, con el objetivo de mejorar la conciliación entre la vida laboral y personal; pero aún está pendiente de aprobación inminente.
Las empresas dispondrán de un plazo de seis meses para implementar esta reducción.
El equipo de Bové Montero está a su disposición para aclarar cualquier duda que pueda tener y acompañarle en el cumplimiento de las obligaciones mencionadas.
