Inverness Financial Services: Aspectos a tener en cuenta en la implantación de un ERP
La implantación de un ERP en una empresa con marcado carácter localista, impuesta por un accionista externo, exige un esfuerzo no sólo de concienciación y aceptación, sino de acompañamiento en las actividades que, de una forma u otra, vayan a sufrir una evolución o transformación.
La segunda gran tarea, indispensable para asegurar el éxito del proyecto, es la gestión de las expectativas. Hemos de ayudar a entender que esperar del nuevo ERP, que no esperar y, muy importante, que tenemos que hacer para que lo esperado, suceda.
Hay dos elementos sobre los que la transición desde un ERP local, desarrollado y gestionado localmente, hacia un ERP corporativo, desarrollado, implantado y gestionado en remoto desde la matriz, se hace más patente: la visibilidad sobre las transacciones y la capacidad de modificación o corrección de los registros.
Muchas compañías que disfrutaban de la independencia tecnológica que un ERP local les confiere se encuentran, de la noche a la mañana, con las puertas y ventanas de su intimidad abiertas de par en par. Y esta intimidad, ahora publica, ha de ser compartida y explicada. Y ello, respondiendo un sinfín de preguntas. Preguntas que nunca antes los equipos se hicieron ellos mismos, preguntas que no sabemos como responder, preguntas que llevan inmediatamente a otra. Y así un día tras otro. Efectivamente, hasta el día del llamado "go-live", muchos departamentos financieros se limitaban a transmitir, sólo mensualmente y en formato Excel, una cuenta de resultados. Tras el "go-live", los equipos financieros de la matriz tienen acceso en tiempo real, a todas las transacciones, cualesquiera que sean, todos los días. Y es sobre este escenario sobre el que llegarán las preguntas. Se hace imprescindible sentar unas bases de colaboración entre los equipos locales y los corporativos: concepto de oportunidad, plazos de respuesta, umbrales de tolerancia, normativa interna aplicable. Y conocer a tu interlocutor, entender sus prioridades, sus líneas de reporte, su experiencia. Y establecer un marco de colaboración y confianza con él.
Otra importante transformación la encontramos en la gestión los plazos y de la base de datos contables. La gran mayoría de pymes españolas se muestran flexibles con sus calendarios de cierre contables, casi siempre alineados al calendario impuesto por la AEAT. Tras el "go-live" es lógico que sea la matriz quien imponga su propio calendario y ponga los medios para que sea solo éste el que rija en las organizaciones. No más apuntes con efecto retroactivo en meses ya transcurridos, necesidad de provisionar, de predecir y anticipar el futuro y reflejarlo en la contabilidad mediante estimaciones. Son ejercicios necesarios que requieren cierta gimnasia y entrenamiento.
¿Cuántas veces habremos oído "SAP hará esto", "BC hará esto otro"? A lo que es importante contestar, "SAP está parametrizado para responder a las necesidades del implantador o de la matriz, y éstas pueden no ser las nuestras". No siempre resulta evidente entender quien ha establecido las especificaciones o capacidades estándar de un ERP. Éstas suelen estar determinadas por los equipos corporativos y ejecutadas por los consultores por ellos contratados. Es importante asumir que las necesidades de los equipos locales no suponen no ya una prioridad, sino que muchas veces pueden ser entendidas por los consultores como un freno o un peculiaridad a esquivar. Esta realidad, que puede inicialmente crear cierta ansiedad o desembocar en cierto sentimiento de desamparo tiene que transformarse en una oportunidad. Una oportunidad para plantearse las formas de trabajo locales. ¿Son necesarias? ¿Son críticas? ¿Cuánto tiempo invertimos en ellas? ¿Generan liquidez? Aparece entonces el momento de jerarquizar y priorizar. De establecer un mínimo operativo necesario que cubrir desde el primer día al que debe seguir un calendario de proyectos de mejora. Los estudios demuestran que los equipos locales se sentirán totalmente cómodos tras un cambio de ERP y que habrán alcanzado una velocidad de crucero sin interrupciones en su día a día al tercer año tras la implantación.
En INVERNESS FINANCIAL ADVISORY tenemos la experiencia necesaria para acompañar a las empresas en el proceso de implantación de un ERP y su adaptación al mismo.